अपने महत्वपूर्ण पत्रों को व्यवस्थित करने का एक आसान तरीका

• अप्रैल 18, 2024

कुछ हफ़्ते पहले, यह मेरे साथ हुआ था कि अगर मुझे कभी भी आपातकालीन स्थिति में अपना घर छोड़ना पड़े, तो मैं जल्दी और आसानी से अपने सबसे महत्वपूर्ण कागजात, जैसे कि बीमा दस्तावेज़, सामान्य वित्तीय खाता जानकारी, और अन्य को हड़प नहीं पाऊंगा अगर कोई वास्तविक आपदा होती है, तो मुझे इसकी आवश्यकता होगी। मैंने यह भी महसूस किया कि अगर मैं किसी भी तरह से अक्षम था, तो इस जानकारी का पता लगाना दूसरों के लिए आसान नहीं होगा।

ऐसा नहीं है कि मेरे कागजात आम तौर पर व्यवस्थित नहीं थे, लेकिन यह महत्वपूर्ण कागजात एक बड़े और पूरी तरह से पोर्टेबल सिस्टम का हिस्सा नहीं थे। (यदि मैं घर से भाग रहा था, तो मैं अपनी फाइलिंग ड्रॉअर को रोल करना नहीं चाहूंगा।) इसलिए मुझे एक उत्पाद के आने की खुशी थी, जिसने अपने प्रमुख पत्रों को व्यवस्थित करने के लिए अपेक्षाकृत दर्द रहित बनाने का वादा किया था: सिक्यूरिटा वाइटल रिकॉर्ड्स पोर्टा वॉल्ट। मैंने इसे परीक्षण के लिए रखा, और यहां मैंने इसके बारे में सोचा।

यह क्या है
पोर्टावॉल्ट एक ज़िपिंग कैनवस केस, तीन-रिंग बाइंडर, सेक्शन डिवाइडर से बना होता है, जिसमें प्रत्येक श्रेणी में स्टोर करने के लिए जानकारी, प्लास्टिक डॉक्यूमेंट प्रोटेक्टर स्लीव्स, प्रिंटेड लेबल्स होते हैं, जिन्हें पहचानने के लिए आप स्लीव्स, एक छोटे कैनवस में डालते हैं। थैली, और आपातकालीन संपर्क, स्वास्थ्य इतिहास और आपदा योजना जैसी जानकारी के लिए अंतरिक्ष के साथ पूर्व-मुद्रित रूप। बाइंडर में एक कंधे का पट्टा और एक प्लास्टिक "रेनकोट" भी है।

यह काम किस प्रकार करता है
पोर्टावॉल्ट का इरादा वसीयत, जन्म प्रमाण पत्र, वित्तीय खाते की जानकारी, बीमा पॉलिसियों और ड्रग पर्चे की जानकारी जैसी चीज़ों को रखने का है - संक्षेप में, किसी भी चीज़ की आपको आपातकाल में ज़रूरत पड़ने की संभावना है या दूसरों की ज़रूरत हो सकती है यदि आप अक्षम हो गए हों। अनुभाग डिवाइडर - योजना और संपर्क, पहचान और परिवार रिकॉर्ड, स्वास्थ्य और चिकित्सा, वित्त और संपत्ति, बीमा, और एस्टेट योजना और कर - दस्तावेजों पर दिशानिर्देश प्रदान करते हैं कि प्रत्येक अनुभाग में जाना चाहिए, कितनी बार अपने रिकॉर्ड को अपडेट करने के लिए, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपातकाल के मामले में आप कैसे तैयार हैं।

जैसा कि आप पोर्टवेल्ट के रक्षक आस्तीन में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करते हैं, आप प्रत्येक आस्तीन में एक पूर्व-मुद्रित लेबल जोड़ते हैं ताकि यह पता चल सके कि इसमें क्या है। (कस्टमाइज़्ड लेबल भी हैं, किसी भी चीज़ के लिए, जो पहले से छपे हुए संस्करणों पर आधारित नहीं है।) यह भी प्रत्येक अनुभाग में फ़ॉर्म भरने के लायक है, ताकि जानकारी अन्यथा छितरी हुई हो - चिकित्सा इतिहास, महत्वपूर्ण संपर्क नंबर, आपके क़ीमती सामानों और संग्रहणीय वस्तुओं की एक सूची, और इसी तरह - एक स्थान पर संग्रहीत है।

कितना समय लगेगा
मैंने सिस्टम से परिचित होने में दो घंटे से अधिक का समय बिताया, सेक्शन डिवाइडर और अन्य निर्देशों को पढ़ना, फॉर्म भरना, और चीजों को रिकॉर्ड रक्षक आस्तीन में स्थानांतरित करना और उन्हें लेबल करना। यदि आप एक पूरे परिवार के रिकॉर्ड के लिए सिस्टम का उपयोग कर रहे थे, तो आपको शायद थोड़ा और समय की आवश्यकता होगी, जैसा कि आप शुरू होने पर आपके पेपर यथोचित अच्छे क्रम में नहीं थे। बेशक, आप एक सप्ताह के दौरान सिस्टम को थोड़ा-थोड़ा करके सेट कर सकते हैं और यह संभवत: आपको दिन में 15-30 मिनट से अधिक नहीं लगेगा।

मुझे यह क्यों पसंद है
मैं सामान्य रूप से पैकेज्ड फाइलिंग सिस्टम का विशेष रूप से बड़ा प्रशंसक नहीं हूं। पोर्टावॉल्ट, हालांकि, नियम का अपवाद था। (और रिकॉर्ड के लिए, मुझे उत्पाद या इसकी मूल कंपनी में कोई निहित स्वार्थ नहीं है।) शुरुआत के लिए, क्योंकि कई अन्य फाइलिंग सिस्टम की तुलना में यहां बहुत कम श्रेणियां हैं, मुझे इसका उपयोग करना आसान और कम निराशाजनक लगा। मुझे यह भी पसंद है कि चीजों को स्टोर करने के लिए मानक सिफारिशों को "ओवरराइड" करना आसान है: यदि आपको लगता है कि आपके इरा खाते की जानकारी टैक्स और एस्टेट प्लानिंग के बजाय वित्त और संपत्ति में जानी चाहिए, तो इसे वहां डाल दें और एक नोट बनाएं। सिस्टम का दस्तावेज़ लोकेटर फॉर्म।

मैं पोर्टावॉल्ट के छोटे (लेकिन संभावित रूप से महत्वपूर्ण) विवरणों पर ध्यान देने से भी प्रभावित था। दस्तावेज़ रक्षक आस्तीन बाहरी किनारे पर स्थित होते हैं, जो बिना आस्तीन वाले पक्षों पर भारी दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना आसान बनाता है। बांधने की मशीन कैनवास मामले से बाहर खींचती है इसलिए इसके साथ काम करना आसान है। पूर्व-मुद्रित रूप सीधे और तार्किक हैं। छोटे zippered मामले (जो खुद को बांधने की मशीन में क्लिप करता है) अतिरिक्त चाबियाँ, नकदी, कंप्यूटर ज़िप ड्राइव और अन्य छोटी वस्तुओं के लिए एक अच्छा स्थान है जो खोना आसान है। और बड़ा मामला खुद को पूरी तरह से जिप करता है, पानी प्रतिरोधी है, और रीढ़ के साथ एक मजबूत संभाल है।

कुछ अंतिम नोट्स
किसी भी प्रणाली के साथ के रूप में, पोर्टवॉल्ट को कुछ प्रयास करने की आवश्यकता होती है: आपको अपने कागजात को इकट्ठा करने, फ़ॉर्म भरने और सिस्टम को अद्यतित रखने के लिए समय निकालने की आवश्यकता होती है। सब के बाद, पुराने और गलत रिकॉर्ड से भरे एक बांधने की मशीन को हथियाने के रूप में आप कुछ भी नहीं हथियाने के रूप में थोड़ा अच्छा करेंगे।आपको यह भी सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि पोर्ट वॉल्ट एक सुरक्षित और आसानी से सुलभ स्थान पर है - आपके घर में सभी के लिए जाना जाता है; यदि यह एक कोठरी के पीछे टक गया है या एक स्पॉट में छिपा हुआ है जिसे आप केवल जानते हैं, तो जब जरूरत होगी तब इसे प्राप्त करना बहुत कठिन होगा।

एक बार जब मैंने सिस्टम को स्थापित करने का प्रयास किया और इसे तार्किक जगह पर रखा, तो मैंने पाया कि मेरे कंधों से बहुत बड़ा भार था। मुझे उम्मीद है कि भूकंप, आग या अन्य आपदा मुझे एक पल की सूचना पर मेरे घर से भागने में कभी नहीं छोड़ेंगी, या कि मैं असमर्थ हो जाऊंगा, लेकिन अगर उन चीजों में से कोई भी हो, तो मुझे पता है कि मेरे सबसे महत्वपूर्ण कागजात क्रम में हैं और जाने के लिए तैयार हैं। मुझे लगता है कि मैं बहुत ही शांत और संतुष्टि की भावना रखता हूं।

पोर्टवॉल्ट के बारे में और जानने के लिए, //www.securitaonline.com/products.htm पर जाएं।

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