एक प्रभावी फाइलिंग प्रणाली के लिए सरल कदम

• अप्रैल 23, 2024

यह लेख मेरी नई ई-पुस्तक का एक अंश है, ऑर्गेनाइज़्ड लाइफ गाइड्स टू ऑर्गनाइज़िंग पेपर्स एंड फाइल्स.

अधिकांश पेपर प्रबंधन प्रणालियों की आधारशिला फाइलों का एक समूह है जो आपके लिए महत्वपूर्ण जानकारी को पकड़ और वर्गीकृत कर सकता है। कुछ बुनियादी आपूर्ति और कुछ सीधे कदमों के साथ, एक फाइलिंग सिस्टम बनाना (या किसी मौजूदा को अपडेट करना) एक अपेक्षाकृत जल्दी और दर्द रहित कार्य हो सकता है, खासकर यदि आप पहले से ही अवांछित और अनावश्यक कागजों का उपयोग कर चुके हैं। यहां आपकी फ़ाइलों को आकार में लाने का तरीका बताया गया है।

आपको किस चीज़ की ज़रूरत पड़ेगी:

• फ़ाइल फ़ोल्डर खाली करें। मैं दोनों आंतरिक (या मनीला) फ़ाइल फ़ोल्डर्स और हैंगिंग फ़ोल्डरों का उपयोग करने की सलाह देता हूं, लेकिन अगर आपने अंतरिक्ष के लिए दबाया है, तो आप बस एक या दूसरे का उपयोग कर सकते हैं।
  
• चिपचिपा नोट्स। मानक 3-बाय -3 इंच आकार आदर्श है, क्योंकि यह आपको लिखने के लिए बहुत जगह देता है।
  
• एक कलम या पेंसिल।
  
• खाली कागज या एक खाली शब्द संसाधन दस्तावेज़ जिन दाखिलों को आप बना रहे हैं और उनमें से प्रत्येक में क्या है, इस बारे में नोटों को संक्षेप में बताएं।
  
• आपके द्वारा पहले से बनाई गई कोई भी फ़ाइल, चाहे वे आपके पास पहले से मौजूद फाइलिंग सिस्टम का हिस्सा हों या आपके द्वारा बनाया गया फोल्डर, जैसे आपने छंटाई और निराई की प्रक्रिया के दौरान सहेजने के लिए अलग-अलग कागजात सेट किए हैं।
  पुनर्चक्रण और कतरन के लिए बैग या डिब्बे, यदि आप अभी भी अवांछित या अनावश्यक कागजों में आते हैं, जो अभी भी आस-पास दुबके हुए हैं।
  

क्या करें:

1. उन सभी कागजातों को इकट्ठा करें जिनके साथ आप एक ही स्थान पर काम कर रहे हैं। यदि आप मौजूदा फाइलिंग सिस्टम को अपडेट कर रहे हैं, तो आप गेम से आगे हैं।
   
2. अपने ढेर के ऊपर से एक कागज लें और उसके साथ दो काम करें:
   
   
   
   • यदि यह उस फ़ाइल श्रेणी से संबंधित है जिसे आपने पहले से बनाया है या आपके मौजूदा सिस्टम में कोई फ़ाइल है, तो इसे उस फ़ोल्डर में जोड़ें।
     
   • यदि यह एक नई या अलग श्रेणी में आता है, तो इसे एक खाली फ़ाइल फ़ोल्डर में रखें और उस फ़ोल्डर को एक अस्थायी लेबल देने के लिए एक चिपचिपा नोट का उपयोग करें।
     
   
   
3. जब आप फ़ोल्डर में कागजात डालते हैं, तो कागज की अपनी खाली शीट पर या अपने शब्द संसाधन दस्तावेज में एक नोट लिखें कि कागज क्या है और आप इसे कहां डालते हैं। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "ऑटो बीमा पॉलिसी - कार फ़ोल्डर में" या "सैन फ्रांसिस्को की यात्रा के लिए उड़ान की जानकारी - आगामी आगामी फ़ोल्डर में।" इन नोटों से आपको यह याद रखने में मदद मिलेगी कि आपने किन चीजों को स्टैक्ड किया है, और जब आप अपना सिस्टम सेट कर रहे होते हैं तो फाइल मैप बनाने में भी आपकी मदद करेंगे।
   
4. अपने स्टैक में प्रत्येक पेपर के साथ इन चरणों को दोहराएं। यदि आप एक मौजूदा फाइलिंग सिस्टम को अपडेट कर रहे हैं, तो यह निर्धारित करने के लिए कि क्या वे उस फ़ोल्डर में हैं या कहीं और हैं, और फ़ोल्डर में श्रेणी लेबल अभी भी सटीक है, प्रत्येक फ़ोल्डर में कागजात के माध्यम से पत्ता। चीजों को अन्य फ़ोल्डरों में ले जाएं और अपने लेबल को आवश्यकतानुसार अपडेट करें।
   
5. एक बार जब आपने सभी चीज़ों को फ़ोल्डर में सॉर्ट और श्रेणीबद्ध कर लिया, तो फ़ोल्डरों के माध्यम से वापस देखें। क्या श्रेणियां और लेबल समझ में आते हैं? क्या कोई फ़ोल्डर है जिसे समेकित किया जाना चाहिए? कोई भी जिसे छोटी श्रेणियों में विभाजित किया जाना चाहिए?
   
6. जब आप अपने द्वारा बनाई गई श्रेणियों से खुश होते हैं, तो अपने फ़ोल्डरों को लेबल करें। आप लेबल को हस्तलिखित या प्रिंट कर सकते हैं, या उन्हें लेबल निर्माता के साथ बना सकते हैं।
   
7. फ़ोल्डर को फ़ाइल दराज, बॉक्स, या बिन में रखें जिन्हें आप उन्हें स्टोर करने के लिए उपयोग कर रहे हैं। अपनी फ़ाइलों को इस तरह व्यवस्थित करें कि आप उनके आधार पर समझ सकें कि आप उनका उपयोग कैसे कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, आप उन्हें वर्णानुक्रम या कालानुक्रमिक रूप से ऑर्डर कर सकते हैं, या आप उन फ़ोल्डरों को रख सकते हैं, जिनके सामने आप अक्सर उपयोग करने की संभावना रखते हैं, कम अक्सर एक्सेस की गई फ़ाइलों के साथ।
   
8. अपना फ़ाइल मैप लिखें। आपके द्वारा बनाई गई फाइलिंग श्रेणियों के बारे में और आपके द्वारा प्रत्येक श्रेणी में जो कुछ संग्रहीत किया गया है, उसके आधार पर यह सूची आपको यह याद रखने में मदद करेगी कि क्या है। अपने फाइल मैप की एक कॉपी अपने फाइल दराज के सामने या अपने कंप्यूटर डेस्कटॉप पर एक फ़ोल्डर में रखें ताकि जब आपकी फ़ाइलों में कुछ खोजने की आवश्यकता हो तो इसे एक्सेस करना आसान हो।
   
9. अपने अप-टू-डेट, कार्यात्मक फाइलिंग प्रणाली को स्वीकार करें!
   

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