वर्ष के लिए आकार में अपने कागज फ़ाइलें प्राप्त करें

• मई 17, 2024

क्या आप जानते हैं कि फरवरी आर्काइव योर फाइल्स मंथ है? पिछले साल के रिकॉर्ड क्रम में - और आने वाले वर्ष के लिए एक प्रभावी फाइलिंग सिस्टम स्थापित करना - आपको जश्न मनाने के मूड में नहीं डाल सकता है, लेकिन यह आने वाले महीनों में शांति और नियंत्रण की भारी खुराक प्रदान कर सकता है। अपनी फ़ाइलों को साफ़ करने, आकार देने और 2010 में आपकी सेवा करने के लिए तैयार होने के बारे में यहां बताया गया है।

चरण 1: पुरालेख हाल ही में अतीत
अब तक, आपको 2009 से बिलों और कथनों के अधिकांश (यदि सभी नहीं हैं) प्राप्त होने की संभावना है, तो यह उनके 2010 के समकक्षों के लिए जगह बनाने के लिए पिछले साल की फाइलों को स्थानांतरित करने का एक अच्छा समय है। टैक्स या कानूनी उद्देश्यों के लिए आपको जितनी भी फाइलें चाहिए, उन्हें एक बैंकर बॉक्स, फाइल बिन, या अन्य पोर्टेबल स्टोरेज कंटेनर में स्थानांतरित किया जा सकता है, जहां उन्हें भ्रष्ट और एकत्र किया जाएगा, लेकिन रास्ते से बाहर। वह सामान जिसकी आपको जरूरत नहीं है और न चाहते हुए भी श्रेडर या रिसाइकल बिन में अपना रास्ता बना सकता है।

(जिज्ञासु क्या फाइलें रखने के लिए और कब तक उन्हें रखने के लिए? बैंकआरट के अवलोकन की जाँच करें कि क्या और क्यों पकड़ना है, और अपने सीपीए या वकील से दिशानिर्देश भी मांगें, क्योंकि आपकी आवश्यकताएं उन चीजों के आधार पर भिन्न हो सकती हैं जैसे आप एक व्यवसाय चलाते हैं या नहीं खुद का घर है।)

यह वार्षिक क्लीन-आउट वित्तीय रिकॉर्ड (जो प्रत्येक वर्ष खुद को नवीनीकृत करता है) और स्कूल से बच्चों के रिपोर्ट कार्ड जैसी व्यक्तिगत फाइलों, वर्ष के दौरान आपके द्वारा एकत्रित संदर्भ सामग्री और पत्राचार पर भी लागू होता है। चुनें कि यह सामान वास्तव में रखने के लायक है या नहीं, और, इसमें से कितना संग्रहित किया जा सकता है और आपके मुख्य फाइलिंग सिस्टम में रहने के लिए वास्तव में कितना योग्य है।

चरण 2: दूर के अतीत के लिए बोली Adieu
जैसा कि आप 2009 के रिकॉर्ड को एक आउट-ऑफ-द-आउट-लेकिन-अभी-सुलभ स्थान पर ले जाते हैं, 2008 और उससे पहले की किसी भी चीज़ के माध्यम से एक नज़र डालें। आपके द्वारा बनाए गए दिशानिर्देशों के आधार पर किसी भी चीज को सुरक्षित रूप से जा सकते हैं (जिसका अर्थ है कि आप शायद कह सकते हैं sayonara पिछले वर्षों के फोन और यूटिलिटी बिल जैसी चीजें, जब तक कि वे आपके करों पर प्रभाव नहीं डालते हैं), और फिर इन पुरानी फाइलों को यथासंभव समेकित करें। इन अभिलेखागार को अपने घर के कार्यालय से बाहर ले जाएँ और एक ऐसे स्थान पर जहाँ आप ज़रूरत पड़ने पर उन्हें पुनः प्राप्त कर सकते हैं लेकिन उन्हें नियमित रूप से देखने की आवश्यकता नहीं होगी, जैसे कि एक कोठरी में एक शेल्फ।

चरण 3: नई और प्रतिस्थापन फ़ाइलें बनाएँ
अगला, नियमित रूप से प्राप्त होने वाले बिल और स्टेटमेंट, जैसे बैंक स्टेटमेंट और क्रेडिट कार्ड बिल, के लिए नए फ़ाइल फ़ोल्डर बनाएँ। (यदि आप फ़ाइल फ़ोल्डर को हटाए बिना पिछले साल के रिकॉर्डों को स्थानांतरित कर देते हैं, तो आप इस चरण को छोड़ सकते हैं।) यह श्रेणियों को संशोधित करने, संयोजित करने या हटाने, और आवश्यकतानुसार नई श्रेणियों को जोड़ने का एक अच्छा अवसर है। फ़ाइल फ़ोल्डर प्राप्त करने के लिए समय निकालना, वर्गीकृत किया गया है, और लेबल किया गया है, अब शेष वर्ष भर में फाइलिंग को आसान बना देगा (यदि अभी भी बिल्कुल रोमांचकारी नहीं है)।

चरण 4: एक फाइलिंग आदत में जाओ
अपने पुराने सामान को बाहर निकालने और जाने के लिए तैयार नई फाइलों के साथ, जो कुछ भी बचता है उसे एक बार जब आप इसके साथ कर रहे हैं तो सामान को दूर रखना है। आसान की तुलना में कहा, मुझे पता है, खासकर अगर आप कागजात दाखिल करने की तुलना में दांत खींचे हैं। किसी भी राग के साथ, हालांकि, छोटी खुराक में इससे निपटने से यह बहुत अधिक मुस्करा सकता है, और बहुत कम समय की आवश्यकता हो सकती है। जब आप बिलों का भुगतान करने या अपनी चेकबुक को संतुलित करने के लिए समर्पित करते हैं, तो एक अतिरिक्त मिनट या दो जोड़ने की कोशिश करें - एक व्यावहारिक प्रणाली के साथ, आपको अपने फाइलिंग सिस्टम में सामान प्राप्त करने के लिए इससे अधिक समय की आवश्यकता नहीं होगी जब यह सेट हो जाए। सुचारू रूप से कार्य करने के लिए।

चाहे आप आधिकारिक तौर पर आर्काइव योर फाइल्स मंथ मनाते हों या नहीं, आने वाले हफ्तों में कुछ समय निकालकर अपनी फाइलें शेप में लाएं। शेष वर्ष के लिए, आपको खुशी होगी कि आपने किया!

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