क्या यह आपके ई-मेल इनबॉक्स को खाली करने का समय है?

• मई 3, 2024

चाहे आप घर से काम करते हों या घर से बाहर 9 से 5 काम करते हों, आप अपने कुछ संदेशों को संग्रह करने के लिए अपने कंप्यूटर इनबॉक्स का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप अपने इनबॉक्स का उपयोग आर्काइव करने के लिए करते हैं, तो अपनी नज़र बनाए रखें कि आपके पास कितने उपलब्ध संग्रहण हैं।

बड़े अनुलग्नकों के साथ ईमेल बहुत सारे स्थान का उपयोग कर सकता है। हालांकि कई ईमेल खाते उपलब्ध हैं, जो उपयोगकर्ताओं के लिए भंडारण क्षमता बढ़ा रहे हैं, यह एक अच्छा विचार है कि आप जो बचत कर रहे हैं उस पर एक संभाल रखें। कभी-कभी "तत्काल या प्यारा" फॉरवर्ड बच जाता है क्योंकि आप इसे किसी दोस्त को भेजने या इसे पढ़ने के लिए योजना बनाते हैं जब आपके पास समय होता है। महीनों बाद, आप इसे ढूंढते हैं और महसूस करते हैं कि यह बहुत प्यारा नहीं है, और न ही जरूरी है। यदि आप अग्रेषित संदेशों का आनंद नहीं लेते हैं, तो अपने दोस्तों से कहें कि उन्हें न भेजें या बस उन्हें हटा दें।

अपने इनबॉक्स में एक संदेश छोड़ने के बजाय, आप इसके बजाय एक फ़ोल्डर बनाना चाह सकते हैं। महत्वपूर्ण ईमेल के लिए ऑनलाइन संग्रह फ़ाइल फ़ोल्डर बनाने पर विचार करें।

व्यक्तिगत ईमेल निकालते समय, अपने आप से पूछें कि पिछली बार मुझे कब इसकी आवश्यकता थी या इसका उपयोग किया था? यदि आपको लगता है कि यह महत्वपूर्ण है, लेकिन 6 महीने में इसका उपयोग नहीं किया गया है, तो इसे संग्रहीत करें। सभी या अधिकांश ईमेल सिस्टम में बड़ी फ़ाइलों को संग्रहीत करने की क्षमता होती है। यदि ईमेल आपके बॉस का है, तो उसके नाम के साथ एक फ़ोल्डर बनाएं और आइटम को वहां स्टोर करें। यदि यह एक मीटिंग की पुष्टि करने वाला सामान्य नोट है, और मीटिंग हुई है, तो नोट की आवश्यकता नहीं रह सकती है, क्योंकि आपके कैलेंडर पर मीटिंग का विषय, दिनांक, समय और सहभागी नाम होंगे। कई कंपनियों के नियम और कानून हैं कि कब तक दस्तावेजों को बचाया जाना चाहिए। वही नियम ईमेल पर लागू हो सकते हैं। इसलिए डिलीट बटन को हिट करने से पहले नियम और विनियम पढ़ें।

कुछ लोग सब कुछ और दूसरों को बचाना पसंद करते हैं, बस जो वे नहीं चाहते हैं उसे फेंकने से निपटना चाहते हैं। आखिरकार दोनों प्रथाओं में वही समस्याएं हो सकती हैं जो ईंट और मोर्टार दुनिया में एक पैकट होने के कारण - अंतरिक्ष और अव्यवस्था के मुद्दे। यदि आप पाते हैं कि आप याद नहीं कर सकते कि आप किसी आइटम को क्यों सहेज रहे हैं, तो यह महत्वपूर्ण नहीं हो सकता है। इस तरह की वस्तुओं के लिए एक विविध संग्रह फ़ाइल बनाएं, सावधान रहें कि आप इस कैटचॉल डार्क होल में कोई भी और सब कुछ टॉस न करें।

ई-मेल की सूचियों को विषय या उचित नाम से खींचने के लिए खोज फ़ंक्शन का उपयोग करके संग्रह करने के लिए ईमेल को वर्गीकृत करने का एक आसान तरीका है। यदि एंथोनी पार्क्स ने हैमिल्टन परियोजना के संबंध में एक ईमेल भेजा है, तो एंथोनी पार्क या हैमिल्टन परियोजना की खोज करें। आपके पास ईमेल होने के बाद, प्रोजेक्ट नाम या व्यक्ति के नाम के नीचे एक फ़ोल्डर बनाएं।

क्या आप कुछ आने वाले अक्षरों या रूपों को सहेजते हैं क्योंकि आप दस्तावेज़ में प्रारूप या भाषा के प्रवाह को पसंद करते हैं? ड्राफ्ट तैयार करना जल्द से जल्द एक अच्छा विचार है और आप इसे अपने "ड्राफ्ट" फ़ोल्डर में रख सकते हैं।

थोड़ा ईमेल हाउसकीपिंग आपकी ई-मेल फ़ाइलों को व्यवस्थित और अव्यवस्था मुक्त रख सकता है।

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