ई-मेल का आयोजन - छंटाई और निराई

• मई 5, 2024

डाक मेल के रूप में ई-मेल आपके भौतिक स्थान को कभी भी अव्यवस्थित नहीं कर सकता है, लेकिन जब यह बवासीर होता है तो यह तनाव, निराशा और सिरदर्द का कारण हो सकता है। अपने ई-मेल का नियंत्रण प्राप्त करके, आप यह सुनिश्चित करने में सहायता कर सकते हैं कि यह वह उपकरण बन जाए, जो आपके लिए है - जो आपको संपर्क में रखता है और सूचित करता है - बिना किसी कारण के।

आपके ई-मेल के लिए एक कार्यात्मक आयोजन प्रणाली बनाने की दिशा में पहला कदम, निश्चित रूप से, उन संदेशों को बाहर निकालना है जिन्हें आप अब नहीं चाहते हैं या आवश्यकता नहीं है। यहाँ कुछ मापदंड और संकेत दिए गए हैं जो आपके इनबॉक्स को धीमा करने और डिजिटल क्रॉफ्ट से छुटकारा पाने में आपकी मदद करेंगे।

कहा से शुरुवात करे
अक्सर, अपने सबसे पुराने ई-मेल संदेशों को सॉर्ट करना और निराई करना शुरू करना सबसे आसान और प्रभावी होता है, क्योंकि वे समय पर और प्रासंगिक होने की सबसे कम संभावना है, और उनमें से कई पुराने हो सकते हैं। यदि आपके पास ई-मेल का एक बहुत बड़ा बैकलॉग है, तो आप उन संदेशों को रखने के लिए एक सामान्य बैकलॉग फ़ोल्डर बनाना चाह सकते हैं, जिसके माध्यम से आप अपने इनबॉक्स को अव्यवस्थित नहीं करना चाहते हैं और भारी हो सकते हैं।

मैं 20-30 मिनट की छंटाई के साथ शुरुआत करने की सलाह देता हूं, जो आम तौर पर आपको कुछ प्रगति करने की अनुमति देने के लिए पर्याप्त है लेकिन इतना नहीं कि आप ऊब जाएंगे या खराब हो जाएंगे। यदि आप अभी भी प्रेरित हैं, तो इसे जारी रखें; अन्यथा, एक ब्रेक लें और एक और 20 मिनट या बाद में वापस आएं।

दिशानिर्देश बनाना
जब आप अन्य प्रकार की चीजों का सेवन करते हैं, तो कुछ दिशानिर्देशों को सामने रखने में मदद मिलती है कि आप किस चीज के साथ तैयार हैं और आप क्या रखना चाहते हैं। यहाँ कुछ प्रकार के ई-मेल संदेश हैं जिन्हें मैं तब हटाता हूँ जब मैं निराई कर रहा होता हूँ:

• संदेश जिन्हें मैं पहले स्थान पर प्राप्त करना चाहता था (स्पैम, निश्चित रूप से, लेकिन समाचार पत्र भी जिन्हें मैंने साइन अप नहीं किया था, अवांछित फॉरवर्ड, और इसी तरह)
  
• आउट-ऑफ़-डेट जानकारी के साथ संदेश (पर, कहते हैं, घटनाओं जो पहले ही बीत चुके हैं)
  
• सूचनात्मक संदेश (समाचार पत्र की तरह) मैं पहले ही पढ़ चुका हूं और फिर से पढ़ने की संभावना नहीं है
  
• सूचनात्मक संदेश जो मैंने नहीं पढ़े हैं वे 2 महीने से अधिक पुराने हैं
  
• संदेश मैंने स्किम्ड कर दिए हैं और कुछ भी नहीं करना चाहते हैं या नहीं करना चाहते हैं
  
• संदेश जिनकी जानकारी कहीं और उपलब्ध है
  
• संदेशों के पुराने संस्करण जो अब लंबे धागे का हिस्सा बन गए हैं (अर्थात, यदि किसी ग्राहक ने एक संदेश भेजा है, जिसका मैंने उत्तर दिया है, और फिर ग्राहक ने मुझे जवाब दिया, तो मैं केवल वही सबसे हालिया संदेश रखूंगा - जिसमें तीनों बिट्स हों इसमें पत्राचार)
  

दूर हटाओ!
अपने दिशा-निर्देशों के साथ, अपने कीबोर्ड पर मौजूद डिलीट की पर एक उंगली से अपने इनबॉक्स की सामग्री की समीक्षा करें, तैयार करें। क्योंकि बहुत अधिक ई-मेल आपको उन चीजों के अनुस्मारक के रूप में देता है जो आपको करना है, अपने पक्ष में अपनी टू डू सूची के साथ इस अभ्यास को करने की कोशिश करें; जब आप एक संदेश भरते हैं, तो आप केवल इसलिए रखते हैं क्योंकि यह आपको उस चीज़ की याद दिलाता है जिसकी आपको देखभाल करने की आवश्यकता है, उस कार्य को अपनी टू डू सूची पर लिखें और फिर संदेश को हटा दें (या, बहुत कम से कम, इसे बाहर स्थानांतरित करें एक फ़ोल्डर में अपने इनबॉक्स)।

जब आप सॉर्ट करते हैं, तो संदेशों की सामग्री में बहुत अधिक फंसने की कोशिश न करें: यदि लंबे ई-मेल हैं जिन्हें आप पढ़ना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, कुछ लाइनों को स्किम करना सुनिश्चित करने के लिए कि वे बचत के लायक हैं, और फिर उन्हें स्थानांतरित करें a अपने ई-मेल प्रोग्राम में फ़ोल्डर पढ़ें। विचलित करने के लिए भी सतर्क रहें, जैसे किसी संदेश में लिंक पर क्लिक करना और फिर ऑनलाइन के आसपास टूलिंग में तल्लीन हो जाना। यदि आपको जरूरत है, तो साइटों पर जाने के लिए एक फ़ोल्डर सेट करें और उन चीजों के बारे में जानकारी के साथ कोई भी संदेश संग्रहीत करें जिन्हें आप ऑनलाइन देखना चाहते हैं।

जब आप काम करते हैं, तो अपने ई-मेल इनबॉक्स के बारे में सोचें क्योंकि आप अपने डेस्क पर एक भौतिक इनबॉक्स चाहते हैं: आदर्श रूप में, यह केवल उन संदेशों को रखना चाहिए जिनकी आपने अभी तक समीक्षा नहीं की है या आप सक्रिय रूप से काम कर रहे हैं। आपके द्वारा अब आवश्यक सामान को साफ़ न करना, और कुछ भी चीज़ों को फ़ोल्डर में ले जाना, जिन्हें आप संदर्भ के रूप में रखना चाहते हैं, इससे आपके लिए वास्तव में सक्रिय और वर्तमान में एक हैंडल प्राप्त करना आसान हो जाएगा।

इस श्रृंखला के अगले लेख में, हम आपके द्वारा रखे गए ई-मेल संदेशों को संग्रहीत करने और व्यवस्थित करने के तरीकों को देखेंगे। इस सप्ताह, अपनी खुद की छँटाई और निराई दिशा-निर्देश बनाने के लिए कुछ समय निर्धारित करें, और फिर उन्हें अपने इनबॉक्स को ध्वस्त करने के लिए उपयोग करें।

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