पैक किए गए फाइलिंग सिस्टम के कुछ पेशेवरों और विपक्ष

• मई 15, 2024

पेपर प्रबंधन और दाखिल करना लगभग सभी के लिए सबसे अधिक घृणित आयोजन कार्यों की सूची में सबसे ऊपर है, अक्सर क्योंकि वे उचित निर्णय लेते हैं: मुझे क्या रखना है? मुझे इसे कब तक रखना है? कहाँ जाना चाहिए? मुझे उस फ़ोल्डर को क्या कॉल करना चाहिए जहां मैं इसे संग्रहीत करता हूं?

पैकेज्ड फाइल सिस्टम किट कभी-कभी स्टिंग को पेपर मैनेजमेंट से बाहर निकालने का एक उपयोगी तरीका हो सकता है, क्योंकि वे आपको सही बताते हैं कि चीजों को कहां रखना है, कब तक रखना है और अपने फोल्डर को कैसे लेबल करना है। हालाँकि, कुछ डाउनसाइड भी हैं। यहाँ एक प्रणाली मैंने कोशिश की कुछ पेशेवरों और विपक्षों पर एक नज़र है,
Homefile द्वारा वित्तीय योजना आयोजक किट।

किट में क्या है
होमफाइल की फाइनेंशियल प्लानिंग किट में बाईस फाइल डिवाइडर कार्ड, एक क्विक-फाइंड इंडेक्स और एक हैंडबुक में सिस्टम का उपयोग करने के निर्देश के साथ-साथ खाता जानकारी, बीमा जानकारी और व्यक्तिगत डेटा जैसी चीजों को रिकॉर्ड करने के लिए जगह होती है।

यह काम किस प्रकार करता है
वित्तीय नियोजन किट के प्रत्येक फाइल विभक्त कार्ड में एक विशिष्ट श्रेणी को सूचीबद्ध करने वाली टैब है - बीमा: स्वास्थ्य और विकलांगता, उदाहरण के लिए; कार्ड में ही बताया गया है कि उस फ़ाइल में किस तरह के कागज़ात होने चाहिए, कौन सी कागज़ातें किसी दूसरी फ़ाइल में जानी चाहिए, और आपके द्वारा वहाँ रखे गए कागज़ों को कितने समय तक रखना चाहिए।

आप प्रत्येक फाइल डिवाइडर कार्ड को हैंगिंग फाइल फोल्डर में रखते हैं, फिर उस फोल्डर को कार्ड पर निर्दिष्ट कागजात के साथ भरें। (कुछ श्रेणियां, जैसे कि बैंक खाते, व्यापक रूप से पर्याप्त हैं कि किट अलग-अलग खातों के लिए कागजों को अलग रखने के लिए हैंग किए गए फ़ोल्डरों के भीतर मनीला फ़ाइल फ़ोल्डरों का उपयोग करने की सिफारिश करती है।) त्वरित सूचकांक कार्ड और हैंडबुक सब कुछ के सामने एक हैंगिंग फ़ाइल फ़ोल्डर में जाते हैं। अन्य; जब भी आपको कोई फ़ाइल दर्ज करने या पुनर्प्राप्त करने की आवश्यकता होती है, तो सूचकांक आपको बताएगा कि आपको कहां देखना है।

मुझे सिस्टम के बारे में क्या पसंद आया
हाल ही में, मैंने परीक्षण के लिए होमफाइल की किट लगाने का फैसला किया। हैंडबुक में दिए गए निर्देशों का पालन करते हुए, मैंने एक नया फाइलिंग सिस्टम स्थापित किया और किट में मौजूद श्रेणियों और दिशा-निर्देशों के अनुसार अपने कागजात को फिर से दाखिल किया। क्योंकि मुझे यह तय करने की ज़रूरत नहीं थी कि चीजों को कहाँ दर्ज करना है और हैंगिंग फोल्डर के लिए लेबल बनाने की ज़रूरत नहीं है (यह कार्ड पर टैब के लिए क्या है), प्रक्रिया काफी जल्दी चली गई।

जैसे ही मैंने अपने कागजात इधर-उधर किए, मैंने पाया कि कुछ श्रेणियों को मैंने पहले अलग-अलग स्टोर किया था - जैसे कि क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट और क्रेडिट रिपोर्ट - संयुक्त रूप से अधिक समझ में आता है, जैसा कि किट ने सुझाया है। मुझे यह भी लगा कि सूचकांक बहुत आसान था: यह याद रखने के बजाय कि मैंने एक विशेष पेपर कहाँ रखा है, मैं इसे केवल सूचकांक पर देख सकता हूँ। यह संभावित रूप से एक समय बचाने वाला हो सकता है।

कार्यपुस्तिका बताती है कि यह प्रणाली विशेष रूप से कई स्थानों की फाइलों वाले लोगों के लिए उपयोगी हो सकती है (जैसे, एक प्राथमिक निवास और एक छुट्टी घर) और फाइलों के कई सेटों के लिए जिम्मेदार लोग (जैसे कि उनके स्वयं के और एक बुजुर्ग माता-पिता के)। मैं सहमत हूँ। यह किट दाखिल करने के मामले में पहिया को मजबूत करने की आवश्यकता को समाप्त कर सकती है।

नीचे की ओर
मैं अपने फाइलिंग सिस्टम को बनाने में जितना गहरा हो गया, उतना ही मैं उस किट के बारे में चीजों से अवगत होता गया जो मेरे साथ अच्छी तरह से नहीं बैठती थी:

• शुरुआत के लिए, श्रेणियों के बीच कुछ भ्रामक अंतर और क्रॉसओवर थे - उदाहरण के लिए, डिप्लोमा व्यक्तिगत फ़ोल्डर में संग्रहीत किए जाते हैं, जबकि टेप स्कूलों और चाइल्डकैअर फ़ोल्डर में जाते हैं (लेकिन मैं वर्तमान में स्कूल में नहीं हूं और नहीं कोई संतान है)।
  
• किट के निर्देशों का पालन करके, मुझे कई बदलाव करने पड़े जो मुझे तर्कसंगत नहीं लगे; उदाहरण के लिए, बड़ी खरीद के लिए रसीदें, जो मैं आमतौर पर अपने रेंटर के बीमा जानकारी के साथ संग्रहीत करता हूं (क्योंकि मैं केवल उन्हें वापस भेजूंगा अगर मैं दावा कर रहा था) का अर्थ वारंटी और उपयोगकर्ता गाइड के साथ दायर किया जाना है।
  
• मुझे कुछ श्रेणियों की कमी भी खली। कोई संकेत नहीं था, उदाहरण के लिए, आवर्ती बिल (उपयोगिताओं, फोन, और इतने पर) जैसी चीजों को कहां दर्ज करना है - और हालांकि कार्यपुस्तिका सूचकांक को अनुकूलित करने के लिए स्थान प्रदान करती है जब आप एक विशिष्ट सूची में सूचीबद्ध नहीं होते हैं। श्रेणी, यह संभावित रूप से एक प्रणाली के उद्देश्य को पराजित कर सकता है जिसमें आपके लिए निर्णय किए जाते हैं।
  
• अंत में, मैंने सिस्टम अपूर्ण के कुछ रसद पाए। किट में आयकर रिटर्न दाखिल करने और एक फ़ोल्डर में जानकारी का समर्थन करने की सिफारिश की जाती है, लेकिन कुछ भी लेकिन सबसे बुनियादी 1040 में एक फांसी फ़ोल्डर को अतिप्रवाह करने की संभावना होगी। इसके अलावा, फ़ाइल कार्ड स्वयं भी थोड़े लम्बे होते हैं: जब मैंने उन्हें एक आंशिक रूप से पूर्ण मनीला फ़ाइल के साथ एक हैंगिंग फ़ोल्डर में रखा, तो मैं उस फ़ाइल बॉक्स के शीर्ष को बंद नहीं कर सका जिसका मैं उपयोग कर रहा था।
  

तल - रेखा
यदि आपके पास पहले से ही किसी तरह का फाइलिंग सिस्टम है, तो आपको यह मुश्किल लग सकता है - जैसा कि मैंने किया - अपने प्राकृतिक झुकाव को ओवरराइड करने के लिए जब यह तय करना होता है कि चीजों को कहां दर्ज करना है। किट की कभी-कभी भ्रमित करने वाली श्रेणियों के बीच श्रेणियों में निराशा हो सकती है। यदि आपके पास कागजात हैं जो पारंपरिक फाइलिंग श्रेणियों में आसानी से नहीं आते हैं, तो आप भी स्तब्ध रह सकते हैं।

दूसरी तरफ, किट प्रमुख फाइलिंग श्रेणियों में से अधिकांश का अनुमान लगाने का एक अच्छा काम करता है और स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट करता है कि प्रत्येक श्रेणी में क्या जाता है, क्या नहीं, और जब प्रत्येक फ़ोल्डर की सामग्री को साफ करना सुरक्षित हो। यह स्थापित करना भी आसान है और बुनियादी फाइलिंग आपूर्ति से परे उपकरणों की आवश्यकता नहीं है। यदि आप कागज से अभिभूत हैं और यह महसूस करने के लिए लकवाग्रस्त महसूस करते हैं कि यह तय करने के लिए कि चीजें कहाँ जाती हैं, या यदि आप बस एक बुनियादी, सीधी फाइलिंग प्रणाली चाहते हैं, तो वित्तीय योजना आयोजक किट सिर्फ टिकट हो सकती है।

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