आउटलुक में फ़ोल्डर्स का उपयोग करना

• मई 4, 2024

ईमेल पत्र, मेमो और फोन कॉल की जगह संचार का विकल्प बन गया है। ईमेल के माध्यम से संचार करते समय फायदे जैसे कि 24/7, संचार पर नज़र रखना और डाकघर की कोई यात्रा नहीं करना, संचार के पारंपरिक साधनों के स्थान पर ईमेल का उपयोग करने के कई नुकसान भी हैं। इनमें जानकारी अधिभार, निरंतर संचार और एक फोन कॉल के विपरीत है कि एक बार जब आप इसे लटकाते हैं तो ईमेल खत्म हो जाता है जो आपके खाते में हटाए जाने या दाखिल होने की प्रतीक्षा में रहता है जो एक अतिप्रवाह इनबॉक्स की ओर जाता है।

(नोट: मेरे पास इनबॉक्स में 15,000 से अधिक ईमेल आइटम वाले लोग हैं! अब यह अतिप्रवाह है!)

ऐसी कई विधियाँ हैं जिनका उपयोग आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित और साफ़ करने में मदद करने के लिए किया जा सकता है, साथ ही ऐसी विधियाँ जो आपको व्यवस्थित रखने में मदद कर सकती हैं ताकि आपका इनबॉक्स नियंत्रण से बाहर न हो।

पहली विधि जिसका हम पता लगाने जा रहे हैं वह है फ़ोल्डर्स का उपयोग करना। आउटलुक में एक फ़ोल्डर विंडोज में एक फ़ोल्डर के बराबर है - इसका उपयोग घर और फाइलों को व्यवस्थित करने या इस मामले में ईमेल में किया जाता है।

फ़ोल्डर्स को नेस्ट किया जा सकता है जो आपको एक फ़ोल्डर के भीतर एक फ़ोल्डर बनाने की अनुमति देता है जो और भी आसान आयोजन में मदद करता है। बस बहुत सारे फ़ोल्डर बनाने के लिए सावधान रहें या बाद में आइटम का पता लगाना मुश्किल हो सकता है।

Outlook 2003/2007 में एक फ़ोल्डर बनाने के लिए:

1. वहाँ से फ़ाइल मेनू का चयन करें नया, फिर फ़ोल्डर

2. में फ़ोल्डर का नाम टाइप करें नाम डिब्बा

3. में फ़ोल्डर शामिल हैं बॉक्स का चयन करें मेल और पोस्ट आइटम

   
   

4. नए फ़ोल्डर के लिए स्थान का चयन करें

5. पर क्लिक करें ठीक

आप बाएं नेविगेशन में इनबॉक्स पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं और नए फ़ोल्डर का चयन कर सकते हैं

Outlook 2010 में फ़ोल्डर बनाने के लिए:

1. पर क्लिक करें फ़ोल्डर टैब

2. पर क्लिक करें नया फोल्डर

3. में फ़ोल्डर शामिल हैं बॉक्स का चयन करें मेल और पोस्ट आइटम

4. नए फ़ोल्डर के लिए स्थान का चयन करें

5. पर क्लिक करें ठीक

आप बाएं नेविगेशन में इनबॉक्स पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं और नए फ़ोल्डर का चयन कर सकते हैं

एक बार जब आप अपनी फ़ोल्डर संरचना बना लेते हैं, तो आप वर्तमान और नए ईमेल फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं या तो ईमेल (वर्तमान ईमेल) को खींचकर या हटाकर या नए ईमेल को फ़ोल्डर में ले जाने के लिए नियमों का उपयोग करके प्राप्त कर सकते हैं।

फ़ोल्डर में वर्तमान ईमेल जोड़ने के लिए:

उस ईमेल का चयन करें जिसे आप किसी फ़ोल्डर में ले जाना चाहते हैं। ध्यान दें: आप ईमेल पर क्लिक करते हुए ctrl कुंजी दबाकर कई ईमेल का चयन कर सकते हैं।

आप या तो फ़ोल्डर को स्थानांतरित कर सकते हैं:

• राइट क्लिक ईमेल और चयन पर फोल्ड करने के लिए ले जाएँआर या

• बाएं नेविगेशन में चयनित ईमेल को गंतव्य फ़ोल्डर में खींचें

आगे मैं आपकी बातचीत के बिना आपके ईमेल को व्यवस्थित रखने में मदद करने के लिए नियमों का उपयोग करने पर चर्चा करूंगा। बने रहें!

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