नियंत्रण और COSO लिंक पर CBIS प्रभाव

• अप्रैल 28, 2024

वित्तीय रिपोर्टिंग के लिए प्रासंगिक जोखिम की पहचान, विश्लेषण और प्रबंधन के लिए संगठनों को जोखिम मूल्यांकन करना चाहिए। पहचान किए गए जोखिमों के आधार पर नियंत्रण लागू किया जाना चाहिए और मैनुअल और सीबीआईएस नियंत्रणों का एक उचित संयोजन संगठन के लिए एक पर्याप्त जलवायु सुनिश्चित करना चाहिए। इस दृष्टिकोण के साथ संस्थापित COSO ढांचा लेखाकारों और लेखा परीक्षकों के लिए मार्गदर्शन लाता है।

ट्रेडवे कमीशन (COSO) के प्रायोजन संगठनों की समिति और इसके एंटरप्राइज रिस्क मैनेजमेंट, ईआरएम फ्रेमवर्क गतिविधियां लेखाकारों और लेखा परीक्षकों के लिए जरूरी हैं जो संगठनों को अपने वित्तीय लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करना चाहते हैं। COSO गतिविधियों में शामिल हैं:

o संगठन के उद्देश्यों को स्पष्ट करना और संप्रेषित करना।
o संगठन के जोखिम की भूख का निर्धारण करना।
o जोखिम प्रबंधन ढांचे सहित एक उपयुक्त आंतरिक वातावरण की स्थापना।
o उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए संभावित खतरों की पहचान करना।
o उनके प्रभाव और घटित होने की संभावना सहित जोखिमों का आकलन करना।
o जोखिमों के लिए प्रतिक्रियाओं का चयन करना और उन्हें लागू करना।
ओ नियंत्रण और अन्य प्रतिक्रिया गतिविधियाँ
o संगठन में सभी स्तरों पर लगातार जोखिमों की जानकारी देना।
o जोखिम प्रबंधन प्रक्रियाओं और परिणामों की केंद्रीय निगरानी और समन्वय करना।
ओ जोखिमों को प्रबंधित करने के साथ प्रभावशीलता पर आश्वासन प्रदान करना।

कंप्यूटर आधारित सूचना प्रणाली, सीबीआईएस, लेनदेन प्राधिकरण पर मैनुअल नियंत्रण बढ़ाने, कर्तव्यों का पृथक्करण, पर्यवेक्षण, अभिगम नियंत्रण, पर्याप्त लेखा रिकॉर्ड और स्वतंत्र सत्यापन की तुलना में एक शक्तिशाली उपकरण है। COSO ERM फ्रेमवर्क गतिविधियों को प्रभावी नियंत्रण के माध्यम से जोखिम को कम करने के लिए समझा जाता है।

सीबीआईएस पर्यावरण के दृष्टिकोण से, लेनदेन अक्सर कंप्यूटर प्रोग्राम के भीतर एम्बेडेड नियमों द्वारा अधिकृत होते हैं। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी को प्रति सप्ताह केवल 40 घंटे काम करने के लिए समझा जाता है, तो किसी त्रुटि संदेश को तब दिखाई देना चाहिए जब किसी दिए गए सप्ताह में किसी ने 42 घंटे काम किया हो। प्राधिकरण प्रक्रियाओं ऐसे नियंत्रण हैं जो केवल वैध लेनदेन की प्रक्रिया को सुनिश्चित करते हैं। वैध लेनदेन एक निर्धारित प्राधिकारी के दायरे में होना चाहिए।

उचित कर्तव्यों का अलगाव यह सुनिश्चित करता है कि कोई व्यक्ति चोरी करने और छुपाने की स्थिति में नहीं है। एक लेनदेन प्रक्रिया के दौरान असंगत कर्तव्यों को अलग किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, लेनदेन प्राधिकरण को लेनदेन प्रसंस्करण से अलग किया जाना चाहिए। जिम्मेदारियों को ध्यान में रखते हुए एसेट कस्टडी को रिकॉर्ड से अलग किया जाना चाहिए। अगर धोखाधड़ी होने वाली थी, तो यह असंगत कर्तव्यों वाले दो या अधिक व्यक्तियों के बीच मिलीभगत से ही पूरी होगी। सीबीआईएस वातावरण में कार्यक्रम विकास, कार्यक्रम संचालन और कार्यक्रम रखरखाव की गतिविधियों को ठीक से अलग किया जाना चाहिए।

जब कर्तव्यों का पर्याप्त पृथक्करण संभव नहीं है, पर्यवेक्षण उचित अलगाव की कमी की भरपाई में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। सीबीआईएस वातावरण में पर्यवेक्षण पर्यवेक्षण को प्रत्यक्ष पर्यवेक्षण की कमी को कम करने के लिए डिज़ाइन किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यह एक प्रबंधक के लिए बोझिल होगा कि वह सीधे कंप्यूटर प्रोग्रामर की देखरेख अपने काम के दौरान कर सके।

लेखा अभिलेख मैन्युअल सिस्टम में एक ऑडिट परीक्षण प्रदान करते हैं जबकि CBIS वातावरण में ऑडिट ट्रायल विभिन्न तकनीकों द्वारा प्रदान किया जाता है जो पॉइंटर्स, इंडेक्स या एम्बेडेड कुंजी का रूप लेते हैं।

अभिगम नियंत्रण एसोसिएशन ऑफ सर्टिफाइड फ्रॉड एग्जामिनर्स, ACFE के अनुसार, अब तक की सबसे बड़ी धोखाधड़ी योजना से संपत्ति की हेराफेरी को रोका जाना चाहिए। सीबीआईएस एक ही स्थान पर रिकॉर्ड को केंद्रीकृत करता है, जो धोखाधड़ी और आपदाओं से होने वाले नुकसान की धमकी देता है। एक महान नियंत्रण यह सुनिश्चित करने के लिए है कि व्यक्तियों को डेटा, कार्यक्रमों और प्रतिबंधित क्षेत्रों तक पहुंच केवल कड़ाई से आवश्यक हो।

स्वतंत्र सत्यापन त्रुटियों और गलत बयानी की पहचान करना। उदाहरण के लिए इन्वेंट्री की एक स्वतंत्र गणना, लेखांकन रिकॉर्ड के लिए परिसंपत्तियों का एक सामंजस्य आदि। सीबीआईएस के माहौल में, लेखाकार और लेखा परीक्षक सिस्टम विकास और कंप्यूटर प्रोग्राम के तर्क पर नियंत्रण का मूल्यांकन करते हैं।

COSO ERM ढांचा और नियंत्रण गतिविधियाँ चाहे मैनुअल हों या CBIS के माध्यम से एक समान लक्ष्य के लिए प्रयास करती हैं: पहचान किए गए जोखिमों के जवाब में उचित नियंत्रण के माध्यम से वित्तीय स्थिरता के लिए अपनी खोज के साथ संगठन की मदद करें।

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