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• अप्रैल 27, 2024

लंबे दस्तावेज़ों के साथ काम करना संगठित रखने के लिए एक काम हो सकता है लेकिन एमएस वर्ड कई विशेषताएं प्रदान करता है जिनका उपयोग आप प्रक्रिया को प्रबंधित करने के लिए कर सकते हैं। आपकी परियोजनाओं को अधिक प्रबंधनीय बनाने के लिए इनमें से कई विशेषताओं का उपयोग विभिन्न तरीकों से एक साथ किया जा सकता है।

बुकमार्क (हाइपरलिंक)
आपके दस्तावेज़ में बुकमार्क (हाइपरलिंक) उपयोगी होते हैं जब आपके दस्तावेज़ में किसी विषय पर अधिक जानकारी होती है। उदाहरण के लिए: एक कैमरा के लिए उत्पाद मैनुअल के भीतर। मैनुअल की शुरुआत में, आप चर्चा करते हैं कि कैमरे पर एक्सपोजर मुआवजा बटन कहां स्थित है। आप मैन्युअल के उस भाग पर एक बुकमार्क रख सकते हैं जहाँ आप एक्सपोज़र मुआवजे को सेट करने के बारे में चर्चा करते हैं। यह तकनीक पाठक को उस दस्तावेज़ के अनुभाग में जल्दी से कूदने की अनुमति देती है, जहां वह फीचर के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त कर सकता है।

क्रॉस रेफरेंसिंग
एक बुकमार्क के समान, क्रॉस रेफरेंसिंग रीडर को दस्तावेज़ के भीतर किसी अन्य स्थान पर कूदने की अनुमति देता है जहां वे विषय पर अधिक जानकारी पा सकते हैं। क्रॉस रेफ़रिंग को आंकड़े, बुकमार्क, कैप्शन, हेडिंग, क्रमांकित पैराग्राफ, पेज नंबर, आदि के लिए बनाया जा सकता है। इस फीचर की ख़ूबसूरती है वर्ड आपको किसी ऐसे पेज या हेडिंग को संदर्भित करने की अनुमति नहीं देगा जो दस्तावेज़ के भीतर मौजूद नहीं है।

रेखांकित करते
दस्तावेज़ की रूपरेखा सुविधा के साथ काम करना आपके दस्तावेज़ में लगातार शीर्षकों के उपयोग की आवश्यकता है। यह अच्छा काम करता है जब आपके पास उप-शीर्षों की एक श्रृंखला के साथ प्रमुख श्रेणियां होती हैं। उदाहरण के लिए, आपके पास अध्याय के भीतर कई खंडों के साथ एक अध्याय शीर्षक हो सकता है। प्रत्येक अनुभाग में शीर्षकों के पदानुक्रम बनाने के कई विषय हो सकते हैं। जब आप प्रत्येक शीर्ष स्तर पर शैलियों को असाइन करते हैं तो यह विधि सबसे अच्छा काम करती है। आउटलाइन दृश्य आपको शीर्ष स्तर तक दस्तावेज़ को संक्षिप्त करने की अनुमति देता है ताकि प्रत्येक तस्वीर कैसे प्रवाहित हो सके। आउटलाइन दृश्य में, आप मूल्यांकन कर सकते हैं कि दस्तावेज़ तार्किक रूप से लिखा गया है या नहीं। आउटलाइन दृश्य की विशेषताएं आपको दस्तावेज़ को पुन: व्यवस्थित करने के साथ-साथ शीर्ष स्तर को ध्वस्त और बढ़ावा देकर लेआउट में हेरफेर करने की भी अनुमति देती हैं।

मास्टर और उप दस्तावेज
पांडुलिपियों के लिए एक अधिक शक्तिशाली उपकरण की आवश्यकता होती है जो Word इसके साथ मास्टर और सबडिमेंक्शन्स सुविधा प्रदान करता है। आप इस सुविधा का उपयोग पुस्तक पांडुलिपि जैसी बड़ी परियोजनाओं के आयोजन के लिए करेंगे। इस उपकरण के साथ, आप बड़ी परियोजना को छोटे और अधिक प्रबंधनीय उप-विभाजनों में विभाजित कर सकते हैं। मास्टर दस्तावेज़ संबंधित उपनिर्देशों से लिंक करता है जैसे कि जब उप-बदलाव के लिए परिवर्तन किए जाते हैं, तो मास्टर दस्तावेज़ को इसी तरह अपडेट किया जाता है और इसके विपरीत। प्रत्येक उपखंडों को मास्टर दस्तावेज़ में हाइपरलिंक किया गया है, जिससे आप मास्टर दस्तावेज़ से एक उपनिर्देशिका लॉन्च कर सकते हैं। लिंकेज के कारण, आप मास्टर डॉक्यूमेंट के भीतर से सभी सबडैक्चुलेशन के लिए आवेदन करने के लिए कंटेंट, इंडेक्सिंग, क्रॉस रेफरेंसिंग, हेडर और फुटर बना सकते हैं।

आंकड़े, रेखांकन और तालिकाएँ
पाठ के भीतर बनाए जाने वाले बिंदुओं को स्पष्ट करने के लिए विद्वानों के काम अक्सर आंकड़ों, रेखांकन और तालिकाओं का उपयोग करते हैं। आपके पाठकों के लिए आंकड़े, रेखांकन, टेबल आदि की तालिका बहुत उपयोगी हो सकती है। यह सुविधा सामग्री की तालिका के समान तालिका को स्वचालित रूप से बनाएगी। इस सुविधा का उपयोग करने की कुंजी प्रत्येक आकृति, ग्राफ़ और तालिका पर कैप्शन सम्मिलित कर रही है जिसे आप संदर्भ तालिका में शामिल करना चाहते हैं। तालिका निर्माण के लिए पृष्ठ संख्याएं दिखाने की क्षमता, पृष्ठ संख्याओं के संरेखण, लेबल और संख्याओं को प्रदर्शित करने और टैब नेताओं सहित कई प्रारूप विकल्प हैं।

सामग्री तालिका (टीओसी)
संदर्भ गाइड में तालिका की विषय-वस्तु सबसे उपयोगी है। पाठक एक TOC होने की सराहना करते हैं जो उन्हें दस्तावेज़ में जानकारी खोजने में मदद करता है जो उनके लिए सबसे महत्वपूर्ण है। Word में सामग्री की एक तालिका बनाना एक स्नैप है, बशर्ते कि आप हेडिंग और दस्तावेज़ के अन्य भागों में शैलियों को लागू करने में संगत थे जिन्हें आप सामग्री तालिका में शामिल करना चाहते हैं। जब आपके दस्तावेज़ में शीर्षकों के कई स्तर होते हैं, तो TOC को पहले तीन शीर्षक स्तरों तक सीमित होना चाहिए, अन्यथा यह उपयोगी होने के लिए बहुत जटिल हो सकता है। आमतौर पर, आप अपने दस्तावेज़ की शुरुआत में TOC को अपने दस्तावेज़ के एक अलग खंड में स्थापित करेंगे। एक अलग सेक्शन बनाने से आप पेज नंबर पर पेज नंबर की शिकायत के बिना पेज 1 पर मौजूद डॉक्यूमेंट कॉन्टेंट को नंबर देना शुरू कर सकते हैं। आप TOC को बुकमार्क या हाइपरलिंक के साथ जोड़ सकते हैं ताकि पाठक विषय के लिए दिशा को कूद सकें।

इंडेक्सिंग
एक संदर्भ दस्तावेज़ को अनुक्रमित करना बहुत उपयोगी है। एक दस्तावेज़ में इसका समावेश पाठकों को अवधारणाओं और विशिष्ट विषयों को आसानी से खोजने में मदद करता है। यह आमतौर पर दस्तावेज़ के पीछे एक अनुभाग में होता है और दस्तावेज़ में निहित मुख्य विचारों के लिए पृष्ठ संदर्भित प्रदान करता है। यह सुविधा उपयोग करना आसान है लेकिन लेखक के लिए कठिन कार्य यह निर्धारित करना है कि अनुक्रमणिका के लिए उपयुक्त शब्द, विषय या अवधारणाएं क्या हैं। एक अच्छा सूचकांक अच्छी तरह से सोचा है। इस सुविधा का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए, प्रत्येक शब्द या शीर्षक को दस्तावेज़ में अंकित किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ की लंबाई के आधार पर, यह एक थकाऊ अभ्यास हो सकता है लेकिन आपके पाठकों के लिए इसके लायक है।

फ़ुटनोट्स और एंडनोट्स
लंबे विद्वानों या संदर्भ दस्तावेज़ में एक और श्रम गहन कार्य Footnotes और Endnotes का प्रबंधन कर रहा है। वर्ड के फ़ुटनोट्स और एंडनोट्स फ़ीचर इन महत्वपूर्ण संदर्भों की संख्या और स्वरूपण को आसान बनाते हैं, लेकिन आपको प्रत्येक संदर्भ के लिए लेखकों, काम, प्रकाशक और प्रकाशित तारीखों को ठीक से सूचीबद्ध करने की आवश्यकता है। आपके दस्तावेज़ के भीतर प्रत्येक फुटनोट और एंडनोट को उचित रूप से चिह्नित किया जाना है। हालाँकि, वर्ड, फुटनोट या एंडनोट को डालने का काम करता है, यह दस्तावेज़ में उचित क्रम और स्थान है।

वीडियो निर्देश: Report Lekhan in Hindi, हिंदी में प्रतिवेदन या रिपोर्ट लेखन का तरीका (अप्रैल 2024).