आउटलुक श्रेणियों के बारे में

• अप्रैल 27, 2024

श्रेणियों का उपयोग करना अपने आउटलुक वातावरण को फ़ोल्डर्स के असंख्य बनाने के बिना अच्छी तरह से व्यवस्थित रखने का एक शानदार तरीका है। श्रेणियों का उपयोग करके, आप सभी आइटमों को एक फ़ोल्डर में रख सकते हैं लेकिन समूह जैसे आइटमों को एक साथ श्रेणी (ईमेल आइटमों को छोड़कर) में रख सकते हैं। एक बार श्रेणियां सौंपे जाने के बाद आप श्रेणी के अनुसार आइटमों को ढूँढ, सॉर्ट और फ़िल्टर भी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए: आपके पास एक ही परियोजना से संबंधित ईमेल (भेजे और प्राप्त किए गए), संपर्क, कार्य, नियुक्तियां और नोट्स का संग्रह हो सकता है। श्रेणियों के साथ, आप बड़ी तस्वीर को देखने के लिए उन सभी को एक साथ खींच सकते हैं।

मास्टर श्रेणी
आउटलुक में एक डिफ़ॉल्ट मास्टर श्रेणी सूची है जिसमें आप अपनी व्यक्तिगत आवश्यकताओं के अनुरूप अपनी श्रेणियां जोड़ सकते हैं। आप संपादन / श्रेणी मेनू आदेश के तहत मास्टर श्रेणी सूची पा सकते हैं। मास्टर श्रेणी सूची में श्रेणियां जोड़ने और हटाने के लिए श्रेणी विंडो में मास्टर श्रेणी बटन का उपयोग करें। जब आप किसी श्रेणी को मास्टर श्रेणी सूची से हटाते हैं, तो श्रेणी के लिए असाइन किए गए आइटम अपरिवर्तित रहते हैं। आप हटाए गए श्रेणी का उपयोग करके उन वस्तुओं को समूह में जारी रख सकते हैं।

एक अच्छा अभ्यास मास्टर श्रेणी सूची से श्रेणी का चयन करके अपने आउटलुक आइटम में एक या एक से अधिक श्रेणियों को आवंटित करना है। आप बस अपने आइटम के श्रेणी क्षेत्र में एक श्रेणी टाइप कर सकते हैं, लेकिन सबसे अधिक संभावना है कि आप प्रत्येक आइटम के लिए उसी तरह से श्रेणी का उल्लेख नहीं करेंगे, इस प्रकार उनका उपयोग करने के उद्देश्य को हराया।

उदाहरण के लिए, पहला आइटम जिसे आप श्रेणीबद्ध करना चाहते हैं, आप MS Office टाइप करें। कुछ दिनों बाद, आपके पास उसी श्रेणी के लिए नया आइटम है। इस बार आप टाइप करें, Microsoft Office। आउटलुक ने इसे नई श्रेणी के रूप में व्याख्यायित किया है।

मास्टर श्रेणी सूची का उपयोग स्थिरता को सुनिश्चित करता है और गलत वर्तनी से बचा जाता है।

आइटम के लिए श्रेणियाँ असाइन करना
आप किसी भी प्रकार के Outlook आइटम में एक या अधिक श्रेणी असाइन कर सकते हैं। ईमेल संदेश फ़ॉर्म के अपवाद के साथ, आपको प्रत्येक Outlook प्रपत्र पर एक श्रेणी फ़ील्ड और बटन दिखाई देगा। ईमेल आइटम के लिए श्रेणियां असाइन करने के लिए, आपको श्रेणी फ़ील्ड खोजने के लिए ईमेल विकल्पों पर जाना होगा।

आइटम के निर्माण के दौरान श्रेणियां असाइन करने के लिए, फॉर्म (या किसी ईमेल आइटम पर विकल्प बटन) पर श्रेणी बटन पर क्लिक करें और लागू होने वाली मास्टर श्रेणी सूची में सभी श्रेणियों की जांच करें; फिर ओके पर क्लिक करें। कोई भी मौजूदा आइटम खोलें और निर्माण के बाद एक श्रेणी जोड़ने के लिए ऊपर वर्णित अनुसार आगे बढ़ें।

आप किसी सूची में आइटमों को गुणा करने के लिए श्रेणियां निर्दिष्ट कर सकते हैं। उन सभी मदों का चयन करें, जिनके लिए आप समान श्रेणियां निर्दिष्ट करना चाहते हैं। नीले रंग के चयन पर राइट क्लिक करें, और शॉर्टकट मेनू से श्रेणियाँ चुनें। लागू होने वाली सभी श्रेणियों की जाँच करें; फिर ओके पर क्लिक करें।

आइटम से श्रेणियाँ निकालें

वह आइटम खोलें जिसमें से आप श्रेणी निकालना चाहते हैं। श्रेणी बटन पर क्लिक करें और जिस श्रेणी को आप हटाना चाहते हैं, उसमें से चयन जाँच चिह्न हटा दें। आप आइटम के समूह को पूर्व-चयन करके एक सूची में कई मदों से श्रेणियां निकाल सकते हैं; राइट क्लिक शॉर्टकट मेनू से श्रेणियाँ का चयन करना; उन श्रेणियों का चयन रद्द करना जिन्हें आप हटाना चाहते हैं; फिर, ठीक पर क्लिक करें।

सभी आइटम खोजें

किसी श्रेणी में सभी आइटम खोजने के लिए एडिट मेनू से एडवांस्ड फाइंड कमांड का उपयोग करें। उन्नत खोज संवाद बॉक्स में:

- लुक फॉर फील्ड के लिए ड्रॉपडाउन से "किसी भी प्रकार का आउटलुक आइटम" चुनें
- सत्यापित करें कि व्यक्तिगत फ़ोल्डरों को इन: फ़ील्ड में प्रदर्शित किया जाता है, आउटलुक उन सभी फ़ोल्डरों में दिखाई देगा जो आपके व्यक्तिगत फ़ोल्डरों में हैं। आप अपनी खोज को चयनित फ़ोल्डरों तक सीमित करने के लिए ब्राउज़ पर क्लिक कर सकते हैं।
- अधिक विकल्प टैब पर क्लिक करें
- कैटेगरी बटन पर क्लिक करें
- वह श्रेणी चुनें जिसे आप खोजना चाहते हैं
- ओके पर क्लिक करें

आपके द्वारा चुनी गई श्रेणी वाली सभी वस्तुएँ खोजें विंडो में दिखाई देंगी। जिस आइटम को आप खोलना चाहते हैं उस पर डबल क्लिक करके आप उन्हें विस्तार से देख सकते हैं।

आप बाद में पुनः प्राप्त होने के लिए अपनी खोज को सहेजने में सक्षम हैं। फाइल / सेव सर्च पर क्लिक करें, उस फोल्डर को चुनें जिसमें आप सर्च को स्टोर करना चाहते हैं, सर्च को फाइल का नाम दें और सेव पर क्लिक करें। फ़ाइल का प्रकार ऑफिस सेव्ड सर्चेज होना चाहिए और फाइल एक .oss फाइल एक्सटेंशन ले जाएगी। सहेजी गई खोज को खोलने के लिए, फ़ाइल / ओपन सर्च पर क्लिक करें, उस खोज को खोजें जिसे आप खोलना चाहते हैं, इसे चुनें और ओके पर क्लिक करें। ओपन इवेंट के दौरान, Outlook सहेजे गए खोज में निर्धारित मानदंडों के आधार पर एक नई खोज निष्पादित करेगा।

एक श्रेणी में सभी आइटम मुद्रण

खोज को निष्पादित करने के बाद, आप पाए गए सभी आइटम प्रिंट कर सकते हैं। खोज विंडो में सभी फ़ाइलों का चयन करें (सभी का चयन करें / एक माउस चयन का उपयोग करके)। नीले रंग के चयन क्षेत्र पर राइट क्लिक करें और शॉर्टकट मेनू से प्रिंट चुनें।

प्रिंट शैली चुनें जिसे आप पसंद करेंगे:

- टेबल स्टाइल केवल मिली वस्तुओं की सूची को प्रिंट करता है
- मेमो स्टाइल वस्तुओं की सामग्री को प्रिंट करता है

आवश्यकतानुसार अन्य प्रिंट विकल्प चुनें; फिर, प्रिंटर को दस्तावेज़ भेजने के लिए प्रिंट बटन पर क्लिक करें।

यदि आप एक सक्रिय Outlook उपयोगकर्ता हैं और ईमेल से परे अधिकांश सुविधाओं का उपयोग करते हैं, तो अपने Outlook आइटम को व्यवस्थित रखने के लिए श्रेणियों का उपयोग करने पर विचार करें।

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