डिजिटल, भाग 2: कागज द्वारा अव्यवस्था घटाएँ

• मई 5, 2024

इस श्रृंखला के पहले भाग में, हमने उन तरीकों पर ध्यान दिया, जो आपके संगीत संग्रह के साथ डिजिटल हो रहे हैं, जिससे आप अव्यवस्था से मुक्त हो सकते हैं और अपने संगीत का अधिक आनंद ले सकते हैं। लेकिन सीडी और कैसेट टेप के ढेर शायद ही किसी के सबसे बड़े सिरदर्द हैं; यह अंतर कागजों पर सबसे अधिक बार पड़ता है, विशेष रूप से जिन्हें हमें कर या कानूनी उद्देश्यों के लिए रखने की आवश्यकता होती है। इस हफ्ते, फिर, हम जाँच करेंगे कि कागज़ के दायरे में डिजिटल कैसे हो सकता है, जिससे आप उन रिकॉर्डों को रख सकते हैं जिनकी आपको कम कर और अधिक क्रमबद्ध आवश्यकता होती है।

मूल बातें
अब तक का सबसे आम कारण यह है कि हम में से अधिकांश लोग रसीदें, बिल, उपयोगिता विवरण जैसे कागजात रखते हैं, और ऐसा इसलिए है क्योंकि एक मौका है कि आईआरएस उनसे पूछेगा कि क्या हमने कभी एक टैक्स ऑडिट का सामना किया। वास्तव में, रिकॉर्डकीपिंग गंभीर व्यवसाय है, और जब तक आईआरएस उन्हें रखने के लिए कहता है, तब तक आपके लिए आवश्यक सहायक दस्तावेजों का होना महत्वपूर्ण है। (कर-संबंधी रिकॉर्डकीपिंग के अवलोकन के लिए, नीचे दिए गए लिंक को देखें।)

उस ने कहा, हम में से कितने वास्तव में हमारे टैक्स से संबंधित दस्तावेज पर हमारे हाथों को जल्दी और आसानी से प्राप्त करने में सक्षम होंगे यदि हमें इसके लिए कहा गया था? प्रक्रिया में असंबद्ध कागजी कार्रवाई के पहाड़ों के माध्यम से खुदाई करने के लिए कितने की आवश्यकता होगी? हम में से कितने लोग अपने दांतों को सिर्फ दराज के बॉक्स / बॉक्स / कोठरी से निपटने के बारे में सोच रहे हैं जहां (हम सोचते हैं) इस कागजी कार्रवाई को संग्रहीत किया जाता है? आपके द्वारा रिकॉर्ड किए जाने वाले रिकॉर्ड को डिजिटाइज़ करने की प्रक्रिया में अपनी पवित्रता को छोड़ने के बिना आपको आईआरएस के साथ अनुपालन करने की अनुमति देने के लिए एक लंबा रास्ता तय कर सकते हैं।

लाभ
अमेरिकी कानून अब कर-संबंधी रिकॉर्ड की डिजिटल प्रतियों को खर्च करने के लिए उपयोग करता है जिसमें से कई चीजें हमें कागजों पर रखनी पड़ती हैं, जिसमें व्यय रसीदें, बिल और बयान शामिल हैं। डिजिटल रूप में इन जैसे महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने से न केवल बहुत सी जगह बचती है, इससे दुनिया को यह पता लगाने में भी आसानी हो सकती है कि आपको क्या चाहिए जल्दी से और अपने रिकॉर्ड को व्यवस्थित रखने के लिए। इसके अलावा, आपको फिर से अप्रैल तक आने वाले अपने टैक्स प्रिपेयरर्स को प्राप्तियों से भरे एक शोबॉक्स को सौंपना नहीं पड़ सकता है!

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि कुछ दस्तावेजों को हमेशा अपने मूल पेपर प्रारूप में रखा जाना चाहिए, जिसमें वसीयतनामा, शीर्षक, जन्म प्रमाण पत्र और कई बंधक दस्तावेज शामिल हैं। जब आप हमेशा इन दस्तावेजों की अंकीय प्रतियां बना सकते हैं, तो सुरक्षित स्थान पर मूल पर पकड़ सुनिश्चित करें। आपको कागज पर क्या रखना चाहिए, इसके बारे में अधिक जानकारी के लिए, अपने वकील, सीपीए या कर पेशेवर से पूछें।

शुरू करना
आपको वास्तव में अपने कागजात को डिजिटाइज़ करने की आवश्यकता है एक स्कैनर है जो आपके कंप्यूटर पर आपके द्वारा स्कैन की जाने वाली प्रतियों को स्वचालित रूप से स्थानांतरित कर देगा। बेशक, स्कैनर लागत और गुणवत्ता में व्यापक रूप से भिन्न होते हैं; यदि आप अपना अक्सर उपयोग करने की योजना बनाते हैं - विशेष रूप से डिजिटल दस्तावेज़ बनाने के लिए - यह उस निवेश में लायक है जो उपयोग करना आसान है और समय के साथ पकड़ लेगा। आदर्श रूप से, एक स्कैनर की तलाश करें जो आपके द्वारा उत्पादित दस्तावेजों के पीडीएफ का उत्पादन करेगा, बजाय छवि फ़ाइलों की तरह ।jpgs।

(यदि आपकी कागजी कार्रवाई विशेष रूप से रसीद-भारी है, तो आप नए NeatReceipts स्कैनर पर विचार कर सकते हैं। यह गैजेट आपको अपनी रसीदें स्कैन करने देता है, और यह सॉफ्टवेयर के साथ भी आता है जो आपके खर्चों का विश्लेषण और वर्गीकरण करेगा। हालांकि यह सस्ता नहीं है, यह एक सार्थक हो सकता है। खरीद अगर मैन्युअल रूप से अपने लेखांकन कार्यक्रम में एक और रसीद दर्ज करने के बारे में सोचा, तो आप चिल्लाते हुए भेजते हैं - या यदि लेखांकन कार्यक्रम के बहुत विचार आपको चिल्लाते हुए भेजते हैं।
यहां नीट रिसिप्ट स्कैनर देखें।)

एक अच्छे स्कैनर के अलावा, यह आपके कंप्यूटर पर एक संगठित फाइलिंग सिस्टम स्थापित करने के लिए समझ में आता है। दस्तावेजों को स्कैन करना और उन्हें अपनी हार्ड ड्राइव के कुछ अंधेरे और अज्ञात कोने में जमा करना बस उतना ही पागलपन होगा जितना कि उन सभी को एक ओवरस्टफ्ड फाइलिंग ड्रॉअर में कोरल करने की कोशिश करना। "व्यय" (या "महत्वपूर्ण पत्रों," या जो भी नाम आपको समझ में आता है) नामक एक समर्पित फ़ोल्डर स्थापित करने पर विचार करें; इसके भीतर, आपके द्वारा संग्रहीत किए जा रहे विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए अतिरिक्त फ़ोल्डर बनाएँ: क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट, रसीदें, भुगतान, आदि।

अपनी प्रगति को बनाए रखना
हर बार जब आप किसी दस्तावेज़ को स्कैन करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि दोनों इसे एक ऐसा नाम दें जो इसे खोजने में आसान बना देगा (मानक Scan001.pdf के बजाय आपके स्कैनर को इसे कॉल करने की संभावना है), और फिर इसे सही फ़ोल्डर में सहेजने के लिए।

आप इस जानकारी को नियमित आधार पर बैकअप देने के बारे में भी सतर्क रहना चाहते हैं, चाहे वह डिस्क पर हो, एक्सटर्नल हार्ड ड्राइव, या यूएसबी की (जो आपके अंगूठे के आकार के बारे में हो और आपके कंप्यूटर पर यूएसबी पोर्ट में प्लग हो )। इसे एक सुरक्षित या बंद दराज में महत्वपूर्ण कागजात संग्रहीत करने के डिजिटल समकक्ष के रूप में सोचें।

एक बार जब आप अपने दस्तावेज़ों को स्कैन कर लेते हैं और उन्हें अपने कंप्यूटर पर सुरक्षित रूप से संग्रहीत करते हैं, तो आप अपने कई मूल कागजात से छुटकारा पा सकते हैं। (फिर से, जब आपको कागज के रूप में क्या रखना चाहिए, इसके बारे में संदेह में, अपने वकील या सीपीए से जाँच करें।) यह किसी भी चीज़ को छीनने में होशियार है, जो इस पर जानकारी की पहचान करती है - रसीदें जो आपके क्रेडिट कार्ड की जानकारी दिखाती हैं, बयान जो कि खाता संख्या की सूची देते हैं, और आपके सोशल सिक्योरिटी नंबर के साथ बिल्कुल कुछ भी - बजाय इसे रिसाइकिल बिन में छोड़ने के।

अपने मौजूदा दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करना आपके पेपर-आधारित सिरदर्द को कम करने का एक शानदार तरीका हो सकता है, जबकि आपको ज़रूरत पड़ने पर यह खोजना आसान हो जाता है कि आपको क्या चाहिए। समय, उपकरण, और प्रयास के एक मामूली निवेश के साथ, आप बस पा सकते हैं कि आप अच्छे के लिए उस परेशानी भरी फ़ाइल को खाली करने में सक्षम हैं।

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